Herkunft der Information- Tragen Sie bei Bedarf unter "Ereigniszeit" die Zeit ein, zu der das zur Information führende Ereignis tatsächlich stattgefunden hat.
- Tragen Sie im Feld "Meldezeit" die Zeit ein, zu der Sie die Information erhalten haben. Dieses Feld wird mit dem Zeitpunkt vorbesetzt, zu dem Sie die Erfassungsmaske öffnen.
- Geben Sie im Feld "Quelle" an, woher Sie die Information erhalten haben.
- Geben Sie im Feld "Erreichbarkeit" die Erreichbarkeit dieser Quelle an.
- Markieren Sie unter "Übermittlungsform", auf welchem Weg Sie die Information erhalten haben.
Inhalt der Information- Geben Sie im Bereich "Sachverhalt" Ihre Information ein.
Dateianhäge- Wenn Sie Dateien an einen Protokolleintrag anhängen wollen, betätigen Sie im Bereich "Anhänge" die Schaltfläche "Zuordnen".
Es öffnet sich der Dialog 'Dateien an eine Meldung anhängen' (4.8), in dem Sie bis zu 8 Dateien hinzufügen können - Geben Sie im ersten Textfeld eine Information über Ihre Datei ein.
- Im zweiten Textfeld können Sie den absoluten Dateipfad zu der gewünschten Datei eintragen.
Alternativ können Sie auch die zugehörige Schaltfläche "Durchsuchen..." betätigen, um die Datei auszuwählen. - Die Textfelder sind paarweise zusammengehörig. Verfahren Sie mit den nächsten Feldpaaren wie in Schitt 1-2, falls Sie noch weitere Dateien anhängen möchten.
- Sie haben folgende Möglichkeiten, den Dialog zu beenden:
- Klicken Sie die Schaltfläche "Übernehmen", um die Dateien anzuhängen.
Die Dateien werden dann hochgeladen. Dies kann je nach Größe einige Zeit in Anspruch nehmen. - Klicken Sie auf "Abbrechen", um die Änderungen zu verwerfen und keine Dateien anzufügen.
Sie verlassen den Dialog und kehren zurück zur Ansicht 'Information erfassen' (4.6).
Lagefelder- Zur Zuordnung von Lagefeldern klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen" im Bereich "Lagefelder".
Es öffnet sich ein der Dialog 'Lagefelder' (4.9), in dem alle bekannten Lagefelder aufgeführt werden. - Markieren die Kontrollkästchen aller Lagefelder, denen Sie die Information zuordnen möchten.
- Wenn weitere Lagefelder benötigt werden, können diese in der Eingabezeile unter dem Auswahlbereich als kommaseparierte Liste eingegeben werden. Die zusätzlichen Lagefelder werden dann angelegt und stehen ab sofort in jeder BAO zur Verfügung.
- Sie haben folgende Möglichkeiten, den Dialog zu beenden:
- Betätigen Sie die Schaltfläche "Übernehmen", um die markierten und ggf. neuen Lagefelder zuzuordnen.
- Betätigen Sie die Schaltfläche "Abbrechen", um Ihre Eingaben zu verwerfen und keine Lagefelder zuzuordnen oder anzulegen.
Sie verlassen den Dialog und kehren zurück zur Ansicht 'Information erfassen' (4.6).
Eigenschaften- Setzen Sie bei Bedarf im Bereich "Priorität" die Prioritätsstufe für Ihre Information. Der Standard für neue Informationen ist "normal".
- Im Feld Zeitüberwachung können Sie einen Zeitpunkt angeben, bis wann die Information von den Adressaten gelesen sein soll. Wird sie nicht rechtzeitig gelesen und bestätigt, sehen Sender und Empfänger dann eine Zeitmahnung für diese Information.
- Markieren Sie bei Bedarf im Bereich "Mitzeichnen" die Personen, die Ihre Information zuerst freigeben sollen, bevor sie für die übrigen Instanzen sichtbar wird.
- Entscheiden Sie, ob die Information mit den angegebenen Daten eingetragen werden soll:
Adressaten- Markieren Sie im folgenden Dialog 'Adressaten' (4.10) die Kontrollfelder der zu informierenden Instanzen.
- Sie haben folgende Möglichkeiten, den Dialog zu beenden: